本機能をご利用いただくことで、経理業務において必要となる通勤費と交通費の仕訳がkincone上で行えます。
従業員が交通費を登録する際に、あらかじめ設定された「用途」を選択させることが可能です。「用途」は「勘定科目」と紐づける設定となり、交通費のCSVファイル出力時に勘定科目を表示させることができるようになります。
併せて「通勤交通費自動判別」機能のご利用が可能です。
※「2-4. ユーザーが自宅の最寄り駅を設定」はユーザー単位で行う設定、その他は管理者権限が行う設定となります。
1. 用途・勘定科目の設定
1-1. 用途の登録
初めに、従業員が交通費データ取り込み時に選択する「用途」を登録します。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞「勘定科目の設定」をクリックします。
初期値として画像の3つが登録されていますので、任意の名称に変更してください。
「新しい勘定科目を登録」ボタンより、新たな科目を追加することが可能です。
1-2. 用途と勘定科目等の紐付け
用途に紐づける「勘定科目名」「勘定科目コード」「補助科目名」「補助科目コード」を登録します。
これにより、交通費のCSVファイルに勘定科目を表示させることが可能です。
また、電車やバスなどの交通費のほか、公共交通機関以外での移動にかかった料金や備品購入などの申請をすることができるようになります。
1-3. 自動割り当ての設定
交通費データの取り込み時に一定の条件（※）を満たしていると、自動的に「用途」を出勤交通費（通勤費）とさせることが可能です。
※「通勤交通費自動判別」機能
あらかじめ設定した従業員の自宅と出社場所の最寄り駅間を繋ぐ電車利用の交通費が登録された際に、「自動割当」を”出勤交通費”と設定した「用途」を自動的に表示させます。
本機能は交通系ICカード読み取り時、またはモバイルSuicaおよびモバイルPASMOからのデータ取り込み時のみ利用可能です。（手入力には適用されません）
利用方法は2. 「通勤交通費自動判別」機能の利用設定 をご参照ください。
利用するには「自動割当」欄の出勤交通費にチェックを入れます。
1-4. 用途欄の表示設定
交通費画面に「用途」欄を表示させるかの設定を行います。
設定は以下いずれかの画面で行います。
- 設定（歯車マーク）＞会社情報＞勘定科目の設定画面
- 設定（歯車マーク）＞会社情報＞基本情報
- 設定（歯車マーク）＞就業形態管理＞編集＞交通費に関する設定
勘定科目の設定画面で利用設定を行う場合
勘定科目画面で設定を行う場合は、全社または就業形態ごとに利用設定を行うことが可能です。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞勘定科目の設定をクリックします。
画面下部の「用途」欄の表示設定で設定を行います。
全社共通で交通費画面に用途欄を表示させたい場合は、全社共通設定の「追加する」を選択し設定を保存します。
就業形態ごとに表示設定を切り替えたい場合は、就業形態ごとに「追加する」「追加しない」のいずれかを選択し設定を保存します。
会社情報＞基本情報の画面で設定を行う場合
会社情報＞基本情報で設定を行う場合は、全社共通の利用設定が行えます。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞基本情報をクリックします。
「交通費に「用途」欄を追加する」をONにします。
就業形態管理画面から設定を行う場合
就業形態管理画面の設定行う場合は、就業形態ごとに利用設定が行えます。
操作手順
設定（歯車マーク）＞就業形態管理＞編集をクリックします。
交通費に関する設定で設定を行います。
上記いずれかの方法での設定が完了すると、交通費登録画面に「用途」入力欄が表示されます。
1-5. CSVファイルの出力設定
CSVファイルに勘定科目を出力したい場合は、以下の設定を行います。
操作手順
設定（歯車マーク）＞一括ダウンロード＞勤務表・交通費でファイルダウンロード画面を開きます。
「CSV項目を変更する」ボタンを押し、「交通費（詳細）」および「交通費（集計）」を選択します。
以下の画面が表示されるので、右側の出力しない項目にある「勘定科目」や「用途」などの項目を、左側のCSVファイルに出力する項目と並び順に移動させます。
＋マークを押すと、左側に移動した項目がCSVファイルに表示されるようになります。
2. 「通勤交通費自動判別」機能の利用に必要な設定
1-3. 自動割り当ての設定を行い、会社や従業員の最寄り駅や部署の設定等を行うことで、通勤交通費自動判別機能がご利用いただけます。
（例）
自宅最寄り駅：赤羽
部署・店舗最寄り駅：池袋と登録
赤羽〜池袋間の交通費がICカードから読み込まれた場合、自動的に「用途」を出勤交通費（通勤費）とさせることが可能です。
2-1. 部署・店舗の最寄り駅の設定
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞部署・店舗をクリックします。
部署・店舗の最寄り駅を登録します。
※ 原則として部署・店舗の最寄り駅が出社場所とみなされます。
2-2. 会社の最寄り駅の設定
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞基本情報をクリックします。
会社の最寄り駅を登録します。（複数選択可）
※ 部署・店舗の最寄り駅が設定されていない場合は、会社の最寄り駅が出社場所とみなされます。
2-3. ユーザーに所属部署を割り当てる
従業員一覧でユーザーに所属部署を登録します。
操作手順
設定（歯車マーク）＞従業員＞従業員一覧＞該当従業員の「編集」をクリックします。
2-1. 部署・店舗の最寄り駅の設定で設定した所属部署から選択し登録します。
2-4. ユーザーが自宅の最寄り駅を設定
本設定はユーザー単位で行う設定となります。
操作手順
設定（歯車マーク）＞個人設定＞自宅の最寄り駅を登録します。
同時に「出勤交通費自動判別する」をONにします。
1-3. 自動割り当ての設定を行い、最寄り駅として設定した赤羽〜池袋間の交通費がICカードから読み込まれた場合、自動的に「用途」を出勤交通費（通勤費）とさせることが可能です。
自動で表示された用途は、手動で修正が行えます。