ワークフロー利用時の注意事項 – 交通費精算・勤怠管理クラウドkincone（キンコン）

概要

ワークフロー機能の仕様や、ご利用時の注意事項についてご説明します。

申請データの閲覧は、通常申請の場合は管理者権限、
ワークフローの場合は「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」のみ閲覧が可能です。

※ワークフローの「現在の作業者」だけではなく、全ステップの承認者が対象です。
※最終承認済みの申請の場合は、上記に加え「管理者」および「経理・マネージャー等」も閲覧可能になります。

ワークフロー機能を利用した場合の申請データは「申請管理」画面にアクセスし、「ステータス」の項目にて進行状況の確認が行えます。

ワークフローの「現在の作業者」は、申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
各操作を行った場合の仕様や挙動についてご説明します。

操作	操作が行える対象者	備考
承認	ワークフローの「現在の作業者」	「休暇などの取得申請」および「休日出勤・振休・代休」の場合のみ、次の作業者に対して通知メールが送られます。
差戻し	ワークフローの「現在の作業者」	フローの進行状態にかかわらず、申請者まで差戻されます。差戻しの通知メールは、通過したステップの承認者に対しても送信されます。
承認取り消し	ワークフローの「直前の作業者」は、自身が行った承認を取り消すことが可能です。最終承認済みの申請は上記に加え、「管理者」および「経理・マネージャー等」も承認取り消しが行えます。	承認取り消しを行うと、ワークフローのステップが一つ前に戻ります。最終承認者のアカウントが停止（利用停止もしくは削除）している最終承認済みワークフロー申請に対し、承認取り消しを行った場合、申請者まで直接差し戻されます。最終承認済みの「休暇などの取得申請」は、承認取り消しが行えません。上記の場合は、勤怠を申請する前であれば、従業員自身が休暇の削除を行えます。従業員が最終承認済みの休暇などを削除した場合は、消費していた分の有給日数が返還されます。

ワークフローの編集時（承認者の追加・変更・削除・入れ替え）、該当のワークフローを利用した未承認の申請がある場合は、編集内容に応じ承認者の差し替えやワークフロー申請の差戻し等が自動的に行われます。

ワークフローの内容が変更前のワークフローの設定と同一のワークフロー申請である場合のみ、下記の変更内容が自動的に反映されます。

その理由は、下記の操作によって、承認者のリストが申請データ毎に個別に書き換えられるためです。

ワークフローから削除された承認者がいる場合

「現在の作業者」に割り当てられている申請は、全て申請者に差戻されます。

ワークフローに追加された承認者がいる場合

追加された承認者より先のステップに進行している申請データは変更されません。

上記以外の申請データは承認者が追加されます。

既存の承認者の順番（承認順）が入れ替えられた場合

既に申請の承認を行った承認者が「現在の作業者」より後ろに移動した場合は、承認を取り消します。

未承認の承認者が「現在の作業者」より前に移動した場合は、フローから除外されます。

承認者に割り当てられたユーザーは、アカウントを停止（利用停止もしくは削除）することができません。
ワークフローの設定を変更し、承認者から除外するまたはワークフロー自体を削除することでアカウントの停止が行えます。

最新のワークフローの承認者に割り当てられていない場合も、承認者として申請されている未承認のワークフロー申請が残っている場合があります。
上記の場合は該当ユーザーのアカウントを停止することは可能ですが、未承認のワークフロー申請は下記の通りに更新されます。

該当ユーザーが「現在の作業者」になっているワークフロー申請	申請者に差し戻されます。
該当ユーザーが次ステップ以降の承認者として設定されているワークフロー申請	該当ユーザーが承認者から除外されます。
上記以外の未承認のワークフロー申請	更新処理は発生しません。

未承認のワークフロー申請がある場合、下記項目の変更は行えません。