残業申請機能を利用することで、残業状況の把握や無用な残業を防止することができます。
労働時間マネジメントには法対応的側面と、生産性に関わる側面（業務効率やモチベーション等）があります。
残業申請は、主として後者の目的に即し、生産性の伴わない残業を放置せず残業の所要時間と業務内容を申告させることを通じ、その必要性を明確化し、無用な残業時間を解消するため行います。
残業申請における「残業」の定義について
キンコンの就業形態管理で設定した「1日の所定労働時間」を超える労働を指します。
法定外残業時間（1日8時間及び週40時間を超える労働時間）とは区別します。
このページでは、残業申請の利用設定や申請方法等についてご説明します。
残業申請は、通常申請もしくはワークフロー機能のいずれかを選択できます。
- 通常申請を利用する場合：1・2の設定を行います。
- ワークフロー機能を利用する場合：1～3の設定を行います。
※通常申請とワークフローの違いは、こちらをご覧ください。
1. 会社情報での利用設定
申請機能を利用するための事前設定を行います。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞基本情報＞動作設定の「申請機能」をONに設定します。
※申請機能の利用がOFFになっている場合は、残業申請機能を利用できません。
2. 就業形態管理での利用設定
2-1. 設定前の事前準備
以下の場合は、残業申請機能を利用できません。
あらかじめ残業申請機能を利用する就業形態の設定内容をご確認ください。
- １日の所定労働時間が未設定
- 「適用労働時間を固定する」をONに設定
- 「時間外労働を月単位で計算する」をＯＮに設定
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞就業形態管理＞「編集」をクリックします。
各項目の設定内容をご確認ください。
2-2. 就業形態管理での利用設定
次に就業形態ごとに利用設定を行います。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞就業形態管理＞「編集」をクリックします。
「残業に関する設定」で以下の設定を行います。
- 「残業申請を利用する」をONに設定します。
- 申請不要な1日の残業時間上限とは、「1日〇分までは申請を行わなくても残業をしてよい」場合に、設定を行います。
※残業が「申請不要な1日の残業上限」を超えた場合、超えた分のみではなく、全残業時間を申請していただく必要がございます。
※「残業申請を利用する」をONに設定した場合、その就業形態では、申請が承認されていない残業時間は労働時間に含まれなくなります。ただし、申請不要な1日の残業時間上限を設定した場合は、その設定時間を上限とし未承認の残業時間が労働時間に含まれます。
3. ワークフロー設定
ワークフロー機能を利用する場合は、以下の設定を行います。
※通常申請機能を利用する場合は、以下の設定は不要です。
3-1. 申請経路の作成
ワークフローの申請経路を作成します。
詳細は、こちらをご覧ください。
※有効なワークフローが作成されていない状態で申請を行った場合は、通常の申請となります。
3-2. 就業形態管理での利用設定
就業形態ごとにワークフロー機能の利用設定を行います。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞就業形態管理＞「編集」をクリックします。
申請に関する設定で、「残業の申請にワークフローを利用する」をONに設定します。
※OFFに設定した場合は、通常の申請となります。
3-3. デフォルトのワークフロー設定
申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。（設定は任意）
デフォルトのワークフローは、就業形態管理や従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定できます。
- 就業形態管理と従業員一覧の両方に設定がある場合は、従業員一覧の設定が優先されます。
- 就業形態管理画面での設定は、管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 従業員一覧画面での設定は、経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。
就業形態管理画面から設定を行う場合
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞就業形態管理＞「編集」をクリックします。
申請関する設定の「デフォルトのワークフロー」を選択します。
従業員一覧画面から設定を行う場合
操作手順
設定（歯車マーク）＞従業員＞従業員一覧＞「編集」をクリックします。
「デフォルトのワークフロー」を選択します。
4. 申請者が行う操作
申請方法等、申請者が行う操作はこちらをご覧ください。
5. 承認者が行う操作・設定
承認者が行う操作・設定はこちらをご覧ください。
6. 通知メール
未承認申請件数通知メール
承認権限を持つ従業員に対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に送信します。
通知先は以下から設定できます。
操作手順
設定（歯車マーク）＞会社情報＞「基本情報」をクリックします。
動作設定の「申請機能」下のボックスにチェックをつけます。
ワークフロー承認者への通知メール
- 承認者への通知メールは、ワークフロー申請後即時通知されます。
- ワークフローの場合は、ワークフローの現在の作業者のみにメール通知されます。
申請承認および申請差戻し時の通知メール
- 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
- 就業形態管理画面から設定可能です。
- ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。
7. 承認の仕様・注意事項等
未承認の残業申請がある場合、以下の操作は行えません。
対象従業員に関する操作
- 勤怠の申請
- 従業員一覧での就業形態の変更
注意事項
未承認の残業時間があっても、残業申請が行われていなければ、勤怠の申請は可能です。
下記は、残業はしているが（残業申請の利用設定済み）、残業申請は行っていない場合です。
対象従業員が属する就業形態に関する操作
- 「利用する機能（勤怠）」をOFFに変更
- 「1日の所定労働時間」の編集
- 「曜日ごとの所定労働時間」の編集
- 「所定の出勤時刻」・「所定の退勤時刻」の編集
- 「残業申請を利用する」をOFFに変更
- 「申請不要な1日の残業時間上限」の編集
会社情報に関する操作
- 「申請機能」をOFFに変更
- 「勤怠/交通費精算の締め日」の変更
その他の仕様や注意事項はこちらをご覧下さい。