【管理者】従業員の登録・編集

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従業員一覧では、従業員のアカウントの新規作成・編集等が行えます。
従業員の基本情報を設定し、事前に設定した部署・店舗就業形態の割り当て・アカウントの権限等の設定が行えます。

※「利用可能従業員数上限を超過するため登録できません。」と表示される場合は、従業員の登録が行えません。以下のヘルプページをご参考に、ご利用人数を追加した後に従業員の登録を行ってください。

無料トライアル中・ご利用人数の変更
支払い情報登録済の場合・ご利用人数・お支払い間隔の変更

 

本記事の内容は動画でご覧いただけます

 

1. 従業員一覧画面

一覧画面では、従業員アカウントの新規追加や編集等、登録した従業員情報の確認が行えます。

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各項目の説明

  項目 説明   備考
1 新規追加 従業員アカウントの新規追加が行えます。  
2

現在の

ご利用人数

キンコンを利用しているユーザー数が表示されます。 利用人数の変更は、「お支払い方法・解約」の画面から行えます。
詳細は以下をご覧ください。

無料トライアル中・ご利用人数の変更
ご契約中・ご利用人数の変更

3 検索 条件を指定し、従業員の検索が行えます。

検索条件:
・氏名
・カナ
・メールアドレス
・部署
・就業形態
・利用状況
・パスワード設定状況

4 利用状況 ユーザーの利用状況が表示されます。 ステータス:
・チェックマーク:利用中
・鍵マーク:一時停止中
・メールマーク:キンコンに招待した従業員が、管理画面にログインを行っていない場合
5 従業員番号 新規追加時に登録した従業員番号が表示されます。  
6 従業員名 従業員名が表示されます。  
7 メールアドレス 登録メールアドレス(ログインID)が表示されます。  
8 部署 従業員に割り当てた部署が表示されます。  
9 就業形態 従業員に割り当てた就業形態が表示されます。  
10 権限 従業員に割り当てた権限が表示されます。  
11 編集 編集ボタンをクリックすると、従業員情報の編集が行えます。 経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。
12 有給休暇

一覧ボタンをクリックすると、従業員の有給休暇の有効期限・付与日数・消化日数・残日数の確認や編集、削除を行う画面が表示されます。

詳細は、こちらをご覧ください。

経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。
13 利用停止 アカウントの利用停止・再開の設定が行えます。

ワークフローの承認者として設定されている場合、利用停止は行えません。

経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。

 

 

従業員の絞り込み検索

従業員一覧画面では、「氏名」「カナ」「メールアドレス」「部署」「就業形態」「利用状況」「パスワード設定状況」の検索条件で従業員の絞り込み検索が行えます。

下記画像は「部署」で絞り込み検索を行った場合です。

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2. 従業員一括登録

2-1. 従業員一括登録・更新

登録または更新を行いたい項目(フィールド)が記載されたCSVファイルを作成し、インポートすることで、従業員情報の一括登録や更新が行えます。

 

操作手順

設定(歯車マーク)>従業員>「従業員一括登録・更新」をクリックします。
従業員情報を記載したCSVファイルをアップロードします。
フィールドの形式についてはこちらをご覧ください。
※ファイルのサンプルをダウンロードされたい場合は、「サンプルファイルはこちら」よりダウンロードができます。

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キーにする項目(フィールド)をメールアドレス従業員番号のいずれかから選択します。

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以下がアップロード画面です。

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キーにしたフィールドが先頭列に表示されます。
一致するデータがキンコンにある場合更新ない場合新規作成されます。
キーにしたフィールド自体を一括更新することはできません。
更新しないフィールドは、CSV上で入力を省略してください。

※従業員番号を一括更新したい場合は、上記サンプルのように「メールアドレス」をキーにしてください。逆にメールアドレスを一括更新したい場合は、「従業員番号」をキーにします。

 

2-2. 従業員情報一括ダウンロード

従業員一覧画面より、従業員情報を一括ダウンロードできます。

 

操作手順

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧をクリックします。
「一括更新用CSVをダウンロード」よりダウンロードします。

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3. パスワード設定メールの一括送信

パスワードが未設定の従業員に対し、メールを一括送信することができます。

 

操作手順

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧から、パスワード設定状況を未設定を選択し、「検索」ボタンを押します。

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「一括更新用CSVをダウンロード」ボタンよりCSVをダウンロードします。

1の検索結果で出された従業員の一覧のCSVが出力されます。

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ダウンロードしたCSVファイル上で、メールを送信したい従業員のパスワード設定メール送信欄に「1」を入力し、保存します。

※詳しくは設定(歯車マーク)>従業員>従業員一括登録・更新画面にある「フィールドの形式についてはこちらをご確認ください」をご参照ください。

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 設定(歯車マーク)>従業員>従業員一括登録・更新からファイルをアップロードします。

CSVファイル>「ファイルを選択」で先ほど保存したCSVファイルを選択し、「アップロードボタン」を押します。

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データプレビューを確認し、送信します。

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これにてパスワード設定メールが一括送信されます。

 

 

4. 新規追加・編集

一括登録・更新の他、手動で従業員情報の登録を行うことが可能です。
管理者は全ての従業員、経理マネージャー等の権限の場合は部署・店舗権限を持つ該当部署所属の従業員の追加が行えます。

 

操作手順(新規追加)

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>「新規追加」ボタンをクリックします。

 

操作手順(編集)

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>「編集」ボタンをクリックします。

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各項目の説明

  項目 説明   備考
1 従業員番号 従業員番号が表示されます。  
2 氏名 従業員名が表示されます。  
3 カナ 従業員名のカナが表示されます。  
4

メール
アドレス

ログインIDとして使用するメールアドレスが表示されます。  
5 雇用期間

従業員の雇用期間が登録できます。

入社前にあらかじめ従業員登録を行った場合は、「勤怠」画面の入社日以前のカレンダーに「欠勤」タグ表示されます。

雇用期間を入力することで、雇用期間外は「勤怠」画面での欠勤判定の対象外となります。

従業員一括登録・更新画面でも同様の仕様となります。

入社日・退社日共に未入力
すべてのカレンダーが欠勤の判定対象

入社日のみ入力
入社日以降が欠勤の判定対象

退社日のみ入力
退社日以前が欠勤の判定対象

入社日・退社日を入力
雇用期間内のみが欠勤の判定対象

6 定期代 登録した定期代は、交通費データを出力した際にその他の交通費と分けて出力されます。 従業員各自が「交通費」管理画面や「個人設定」画面にて、入力を行うことも可能です。
7 定期概要 定期区間に関する情報を登録できます。
登録した定期概要は、交通費データを出力した際に自動的に記録されます。
従業員各自が「交通費」管理画面や「個人設定」画面にて、入力を行うことも可能です。
8 部署・店舗 事前に設定した部署・店舗を、従業員に割り当てる項目です。  
9 権限 従業員のアカウントの権限を選択できます。 キンコンに最初の登録を行った「管理者」の権限変更は行えません。
10 部署・店舗権限 経理・マネージャー等の場合のみ表示されます。
選択した部署に所属する従業員のデータの閲覧や申請データの承認、差し戻し・一括ダウンロードが行えます。
 
11 就業形態 事前に設定した就業形態を、従業員に割り当てる項目です。  
12 デフォルトのワークフロー ワークフローの設定を行っている場合のみ表示されます。
設定したワークフローを従業員に割り当て、デフォルトのワークフローとして選択できます。
デフォルトのワークフローを設定した場合も、従業員は申請時にワークフローを選択することが可能です。
13 利用状況 ユーザーの利用状況が表示されます。 ステータス:
・チェックマーク:利用中
・鍵マーク:一時停止中
・メールマーク:キンコンに招待した従業員が、管理画面にログインを行っていない場合
14 物販データを
読取る
交通費の読取り時に、お買い物等の物販データの読み取りの設定を行います。 従業員各自が「個人設定」画面にて、設定を行うことも可能です。
15 パスワード
設定メール
送信

初期パスワード設定用のURLを記載したメールを送信するか否かを設定できます。

従業員の新規追加の場合のみ表示されます。

存在しないメールアドレスでご登録の場合は、パスワード設定メール送信のチェックを外して登録してください。
16 言語設定 一般社員向けの一部の画面のみとなりますが、日本語・英語のいずれかを選択し、言語設定が行えます。 従業員各自が「個人設定」画面にて、設定を行うことも可能です。

 

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