従業員一覧では、従業員のアカウントの新規作成・編集等が行えます。
従業員の基本情報を設定し、事前に設定した部署・店舗や就業形態の割り当て・アカウントの権限等の設定が行えます。
※「利用可能従業員数上限を超過するため登録できません。」と表示される場合は、従業員の登録が行えません。以下のヘルプページをご参考に、ご利用人数を追加した後に従業員の登録を行ってください。
無料トライアル中・ご利用人数の変更
支払い情報登録済の場合・ご利用人数・お支払い間隔の変更
本記事の内容は動画でご覧いただけます
1. 従業員一覧画面
一覧画面では、従業員アカウントの新規追加や編集等、登録した従業員情報の確認が行えます。
各項目の説明
項目 | 説明 | 備考 | |
1 | 新規追加 | 従業員アカウントの新規追加が行えます。 | |
2 |
現在の ご利用人数 |
キンコンを利用しているユーザー数が表示されます。 | 利用人数の変更は、「お支払い方法・解約」の画面から行えます。 詳細は以下をご覧ください。 |
3 | 検索 | 条件を指定し、従業員の検索が行えます。 |
検索条件: |
4 | 利用状況 | ユーザーの利用状況が表示されます。 | ステータス: ・チェックマーク:利用中 ・鍵マーク:一時停止中 ・メールマーク:キンコンに招待した従業員が、管理画面にログインを行っていない場合 |
5 | 従業員番号 | 新規追加時に登録した従業員番号が表示されます。 | |
6 | 従業員名 | 従業員名が表示されます。 | |
7 | メールアドレス | 登録メールアドレス(ログインID)が表示されます。 | |
8 | 部署 | 従業員に割り当てた部署が表示されます。 | |
9 | 就業形態 | 従業員に割り当てた就業形態が表示されます。 | |
10 | 権限 | 従業員に割り当てた権限が表示されます。 | |
11 | 編集 | 編集ボタンをクリックすると、従業員情報の編集が行えます。 | 経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。 |
12 | 有給休暇 |
一覧ボタンをクリックすると、従業員の有給休暇の有効期限・付与日数・消化日数・残日数の確認や編集、削除を行う画面が表示されます。 詳細は、こちらをご覧ください。 |
経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。 |
13 | 利用停止 | アカウントの利用停止・再開の設定が行えます。 |
ワークフローの承認者として設定されている場合、利用停止は行えません。 経理・マネージャー等の場合は、部署権限を持つ従業員のみ編集が可能です。 |
従業員の絞り込み検索
従業員一覧画面では、「氏名」「カナ」「メールアドレス」「部署」「就業形態」「利用状況」「パスワード設定状況」の検索条件で従業員の絞り込み検索が行えます。
下記画像は「部署」で絞り込み検索を行った場合です。
2. 従業員一括登録
2-1. 従業員一括登録・更新
登録または更新を行いたい項目(フィールド)が記載されたCSVファイルを作成し、インポートすることで、従業員情報の一括登録や更新が行えます。
操作手順
設定(歯車マーク)>従業員>「従業員一括登録・更新」をクリックします。
従業員情報を記載したCSVファイルをアップロードします。
フィールドの形式についてはこちらをご覧ください。
※ファイルのサンプルをダウンロードされたい場合は、「サンプルファイルはこちら」よりダウンロードができます。
キーにする項目(フィールド)をメールアドレスか従業員番号のいずれかから選択します。
以下がアップロード画面です。
キーにしたフィールドが先頭列に表示されます。
一致するデータがキンコンにある場合は更新、ない場合は新規作成されます。
キーにしたフィールド自体を一括更新することはできません。
更新しないフィールドは、CSV上で入力を省略してください。
※従業員番号を一括更新したい場合は、上記サンプルのように「メールアドレス」をキーにしてください。逆にメールアドレスを一括更新したい場合は、「従業員番号」をキーにします。
2-2. 従業員情報一括ダウンロード
従業員一覧画面より、従業員情報を一括ダウンロードできます。
操作手順
設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧をクリックします。
「一括更新用CSVをダウンロード」よりダウンロードします。
3. パスワード設定メールの一括送信
パスワードが未設定の従業員に対し、メールを一括送信することができます。
操作手順
設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧から、パスワード設定状況を未設定を選択し、「検索」ボタンを押します。
「一括更新用CSVをダウンロード」ボタンよりCSVをダウンロードします。
1の検索結果で出された従業員の一覧のCSVが出力されます。
ダウンロードしたCSVファイル上で、メールを送信したい従業員のパスワード設定メール送信欄に「1」を入力し、保存します。
※詳しくは設定(歯車マーク)>従業員>従業員一括登録・更新画面にある「フィールドの形式についてはこちらをご確認ください」をご参照ください。
設定(歯車マーク)>従業員>従業員一括登録・更新からファイルをアップロードします。
CSVファイル>「ファイルを選択」で先ほど保存したCSVファイルを選択し、「アップロードボタン」を押します。
データプレビューを確認し、送信します。
これにてパスワード設定メールが一括送信されます。
4. 新規追加・編集
一括登録・更新の他、手動で従業員情報の登録を行うことが可能です。
管理者は全ての従業員、経理マネージャー等の権限の場合は部署・店舗権限を持つ該当部署所属の従業員の追加が行えます。
操作手順(新規追加)
設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>「新規追加」ボタンをクリックします。
操作手順(編集)
設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>「編集」ボタンをクリックします。
各項目の説明
項目 | 説明 | 備考 | |
1 | 従業員番号 | 従業員番号が表示されます。 | |
2 | 氏名 | 従業員名が表示されます。 | |
3 | カナ | 従業員名のカナが表示されます。 | |
4 |
メール |
ログインIDとして使用するメールアドレスが表示されます。 | |
5 | 雇用期間 |
従業員の雇用期間が登録できます。 入社前にあらかじめ従業員登録を行った場合は、「勤怠」画面の入社日以前のカレンダーに「欠勤」タグ表示されます。 雇用期間を入力することで、雇用期間外は「勤怠」画面での欠勤判定の対象外となります。 |
従業員一括登録・更新画面でも同様の仕様となります。
入社日・退社日共に未入力 入社日のみ入力 退社日のみ入力 入社日・退社日を入力 |
6 | 定期代 | 登録した定期代は、交通費データを出力した際にその他の交通費と分けて出力されます。 | 従業員各自が「交通費」管理画面や「個人設定」画面にて、入力を行うことも可能です。 |
7 | 定期概要 | 定期区間に関する情報を登録できます。 登録した定期概要は、交通費データを出力した際に自動的に記録されます。 |
従業員各自が「交通費」管理画面や「個人設定」画面にて、入力を行うことも可能です。 |
8 | 部署・店舗 | 事前に設定した部署・店舗を、従業員に割り当てる項目です。 | |
9 | 権限 | 従業員のアカウントの権限を選択できます。 | キンコンに最初の登録を行った「管理者」の権限変更は行えません。 |
10 | 部署・店舗権限 |
経理・マネージャー等の場合のみ表示されます。 選択した部署に所属する従業員のデータの閲覧や申請データの承認、差し戻し・一括ダウンロードが行えます。 |
|
11 | 就業形態 | 事前に設定した就業形態を、従業員に割り当てる項目です。 | |
12 | デフォルトのワークフロー |
ワークフローの設定を行っている場合のみ表示されます。 設定したワークフローを従業員に割り当て、デフォルトのワークフローとして選択できます。 |
デフォルトのワークフローを設定した場合も、従業員は申請時にワークフローを選択することが可能です。 |
13 | 利用状況 | ユーザーの利用状況が表示されます。 | ステータス: ・チェックマーク:利用中 ・鍵マーク:一時停止中 ・メールマーク:キンコンに招待した従業員が、管理画面にログインを行っていない場合 |
14 | 物販データを 読取る |
交通費の読取り時に、お買い物等の物販データの読み取りの設定を行います。 | 従業員各自が「個人設定」画面にて、設定を行うことも可能です。 |
15 | パスワード 設定メール 送信 |
初期パスワード設定用のURLを記載したメールを送信するか否かを設定できます。 従業員の新規追加の場合のみ表示されます。 |
存在しないメールアドレスでご登録の場合は、パスワード設定メール送信のチェックを外して登録してください。 |
16 | 言語設定 | 一般社員向けの一部の画面のみとなりますが、日本語・英語のいずれかを選択し、言語設定が行えます。 | 従業員各自が「個人設定」画面にて、設定を行うことも可能です。 |