【管理者】休暇・時間休などの申請設定

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有給休暇や時間休・会社独自の休暇の申請機能の利用設定等についてご説明します。

休暇等の取得に申請機能を利用する場合は、「ワークフロー機能」のみご利用いただけます。
(「通常申請」は利用できません。)
申請機能を利用しない場合は、従業員がご自身の判断で休暇を取得できるようになります。
※通常申請・ワークフローの違いはこちらをご覧ください。

 

1. 事前設定

申請機能の利用設定等を行う前に、有給やその他の休暇の利用設定が必要となります。
設定を行っていない場合は、初めにこちらを参考に利用設定を行ってください。
事前設定を既に行っている場合は、以下をご参照ください。

 

 

2. 会社情報での利用設定

申請機能を利用するための設定を行います。

操作手順

設定(歯車マーク)>会社情報>基本情報>動作設定の「申請機能」をONに設定

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3. ワークフロー設定

申請機能を利用し休暇を取得する場合は、2. 会社情報での利用設定を行った後に以下の設定を行います。

 

3-1. 申請経路の作成

ワークフローの申請経路の作成を行います。
詳細はこちらをご覧ください。

 

 

3-2. ワークフローの利用可否の設定

休日等の種別設定や就業形態から、ワークフローの利用可否の設定が行えます。
設定は「休日等の種別設定画面」または「就業形態管理」のいずれかから行ってください。

 

休日等の種別設定画面の場合

就業形態ごとに利用設定が行えます。

操作手順

設定(歯車マーク)>会社情報>「休日等の種別設定」をクリックします。

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就業形態管理画面の場合

休日の種別ごとに、利用設定が行えます。

操作手順

設定(歯車マーク)>会社情報>就業形態管理>休日等の種別設定欄の「設定」をクリックします。

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3-3. デフォルトのワークフロー設定

申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。(設定は任意です。)
デフォルトのワークフローは、就業形態管理従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定を行います。

  • 就業形態管理や従業員一覧の両方に設定がある場合は、「従業員一覧」の設定が優先されます。
  • 就業形態管理画面での設定は管理者のみが行えます。(経理・マネージャー等は閲覧のみ)
  • 従業員一覧画面での設定は経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。

就業形態管理画面で設定を行う場合

操作手順

設定(歯車マーク)>会社情報>就業形態管理>申請に関する設定の「デフォルトのワークフロー」より選択します。

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従業員一覧画面で設定を行う場合

操作手順

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>「編集」をクリックします。
デフォルトのワークフローより選択します。

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4. 通知メール

未承認申請件数通知メール

承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。

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承認者への通知メール

ワークフロー申請後、承認者にメールで即時通知します。

 

申請承認および申請差戻し時の通知メール

申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
就業形態管理」画面で設定可能です。(管理者権限が設定可能)
ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。

 

 

5. 申請の仕様・注意事項等

各項目の説明は以下の通りです。

項目 説明 備考
申請件数 休暇などの取得は、1件ずつのワークフロー申請が必要です。

「有給」と「夏季休暇」を取得したい場合、一度に申請を行うことは出来ません。

「有給」の申請を行った後、「夏季休暇」の申請を別途行う必要があります。

申請期間

指定する「期間」は、連続した日付でなければなりません。


〇「2020-02-01~2020-02-03」

×「2020-02-01と2022-02-03」上記の場合は、一度で申請を行うことができないため、日付ごとに申請を行う必要があります。

休日を除いた期間指定

休日を除き、日付の指定を行うことが可能です。

休日とは、会社カレンダーで定めている法定休日、法定外休日、その他の休日、就業形態独自の休日を指します。


「2020-02-01~2020-02-03」の期間で申請し「2020-02-02」が休日である場合

休暇などが適用されるのは「2020-02-01」と「2020-02-03」の2日となります。

月(締日)をまたいだ期間指定

月(締め日)をまたいだ期間指定は行えません。
上記の場合は、各月分を別に申請する必要がございます。


「2020-01-31~2020-02-01」の2日間申請する場合
1月の勤怠画面で「2020-01-31」を申請し、2月の勤怠画面で「2020-02-01」を申請する必要があります。

残有給休暇のチェック

ワークフロー申請時点で、現在の残有給休暇のチェックが行われます。

残有給休暇が1日の場合、2日分の有給休暇申請を行うと、エラーとなり申請は行えません。


残有給が2日あり、有給休暇を1日分申請中(未承認)の場合、残有給は1日となります。

勤怠画面での休暇の反映

休暇はワークフロー申請が承認されるまで、勤怠に反映されません。

承認時に勤怠が再計算され、残有給の減算が行われます。
勤怠の「有給休暇残日数」は締め日の時点での残日数が表示されます。


有給休暇の有効期限「2019-04-01~2020-03-31」で、勤怠の締め日が20日の場合

「2020-03-21~2020-04-20」の勤怠画面では、有給休暇残日数は0日となります。
ただし、有効期限まで有給休暇の取得は可能です。

勤怠の申請

未承認の休暇などの取得申請が残っている場合、勤怠の申請は行えません。

上記は休暇申請の承認時に勤怠が再計算され、未承認の申請が残っている状態では、勤怠を締めることができないためです。

 

 

その他の仕様や注意事項はこちらをご覧ください。

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